Raportowanie zarządcze

Zgodne z nowoczesnymi standardami raportowanie w przedsiębiorstwie stanowi integralną część szeroko pojmowanej rachunkowości zarządczej. Złożoność procesów controllingu i tworzenia szczegółowych raportów wynika z interdyscyplinarnego charakteru działań. Obejmują one weryfikację sposobu wykorzystywania środków finansowych, podział kompetencji na szczeblu kierowniczym i próbę dotarcia do przyczyn niekorzystnych zjawisk.
Efektywne procesy zarządcze wspierane przez kompleksowe raportowanie są elementem budowy przewagi konkurencyjnej. Umożliwiają bowiem podejmowanie sprawnych decyzji o wysokim współczynniku skuteczności. Nakreślają kierunek planistyczny i dostarczają konkretnych narzędzi do radzenia sobie z nagłymi problemami.
Procedury tworzenia raportów zarządczych w przedsiębiorstwie podlegają dostosowaniu do indywidualnego charakteru działalności. Pociągają za sobą wdrożenie zaawansowanych systemów informatycznych i ich konfigurację zgodnie z potrzebami firmy. Dzięki temu wybrany podmiot gospodarczy może bezpiecznie się rozwijać, unikając czyhających zewsząd pułapek.

Raportowanie zarządcze obejmuje takie czynności jak:

• stworzenie od podstaw procedur controllingu,
• analiza potrzeb,
• zestawienie kosztów i wyników sprzedażowych w celu określenia progu rentowności,
• monitorowanie przepływów pieniężnych i pilnowanie płynności finansowej,
• poszukiwanie opcji optymalizacji kosztów,
• opracowanie i kontrola wykonania budżetu,
• analiza sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Główne cele raportowania w przedsiębiorstwie

W dużym skrócie możemy powiedzieć, że tworzenie raportów bierze sobie za cel zbudowanie merytorycznych fundamentów do podjęcia właściwej decyzji w danych okolicznościach. Przetwarzanie napływających informacji jest podstawą zarządzania. W procesach zapewniania rzetelnych informacji dla zarządu chodzi przede wszystkim o szybkość i precyzję. Dynamiczne środowisko biznesowe wymaga natychmiastowego reagowania na zmieniające się wskaźniki.
Raportowanie odgrywa również niezwykle istotną rolę w poprawie komunikacji wewnątrz struktur firmowych. Jednolity system tworzenia i przekazywania raportów usprawnia codzienne procesy, które prowadzą wszystkie działy w przedsiębiorstwie do wspólnego celu. Standaryzacja gwarantuje czytelność i zrozumiałość informacji zawartych w raporcie na różnych szczeblach zawodowych.
Warto wspomnieć także o celach długoterminowych, które wprowadzają dany podmiot na nowe tory efektywności w biznesie. Systematyczne i kompletne raportowanie w controllingu buduje zaufanie u kontrahentów. Transparentność finansowa jest podstawą wprowadzenia akcji spółki na giełdę. Im większa stabilizacja i przejrzystość finansów w przedsiębiorstwie, tym silniejsza jego pozycja na rynku.

Podsumujmy więc najważniejsze cele, jakie warto sobie postawić przed wdrożeniem systemów raportowania zarządczego:

• usprawnienie procesu podejmowania decyzji w zarządzie,
• przyspieszenie komunikacji w zespole i ujednolicenie form przekazu informacji,
• zapewnienie szczegółowego wglądu we wszystkie zakamarki wewnętrznego systemu finansowego,
• możliwość szybkiego reagowania na problemy na podstawie rzeczywistych danych,
• poprawność i adekwatność wszystkich informacji przekazywanych do zarządu.

Określenie potrzeb przy tworzeniu raportów

Wszystkie procedury generowania raportów powinny ściśle odnosić się do potrzeb przedsiębiorcy. Na początkowym etapie wdrożeniowym dla nowego systemu raportowania, kadra zarządzająca we współpracy z działem controllingu musi nakreślić własne oczekiwania motywowane aspiracjami wewnętrznymi i czynnikami sektorowymi. Uformowanie zespołu analityków rozpoczyna intensywną burzę mózgów, podczas której krystalizują się kryteria i warunki skutecznego raportu.
W dalszej kolejności należy przystąpić do selekcji odpowiedniego standardu raportowania, wyznaczyć procedury pozyskiwania i archiwizowania danych, a także ujednolicić strukturę treści końcowego raportu. Takie podejście do tematu otwiera nowy rozdział dla efektywnej komunikacji w przedsiębiorstwie, jaka bazuje na agregowanych informacjach o wysokiej precyzji.

Określenie potrzeb zarządczych:

• Diagnoza sytuacji,
• Prace przygotowawcze,
• Formowanie zespołu,
• Ustalenie kryteriów i aspektów,
• Wybór standardu raportowania,
• Zbieranie i agregowanie danych,
• Opracowanie treści raportu,
• Weryfikacja raportu,
• Komunikacja.

Jak przebiega proces raportowania?

Nie ulega wątpliwości, że skuteczne procesy raportowania i controllingu w przedsiębiorstwie powinny dążyć do standaryzacji. Kompletność i szczegółowość procedur przekłada się na tworzenie raportów o wysokim potencjale decyzyjnym. Dokumenty tego typu są kluczowym składnikiem podejmowania decyzji zarządczych, których konsekwencje rozciągają się na wszystkie działy w firmie i wyznaczają kierunki rozwojowe w przyszłości.

Na proces raportowania składają się m.in.:

• Określenie okresów raportowych i momentu zamknięcia,
• Agregowanie danych,
• Proces uzgadniania danych operacyjnych i finansowych,
• Jeśli są niezgodności, proces ustalania różnic i wprowadzania korekt,
• Eksport danych do narzędzi raportowych,
• Analiza i weryfikacja danych,
• Przygotowanie pakietu raportowego (P&L, BS, CF, dane operacyjne, statystyki),
• Analiza odchyleń do danych porównawczych (budżet, poprzedni rok),
• Przygotowanie KPI – kluczowe wskaźniki efektywności,
• Przygotowanie pakietu prezentacyjnego,
• Prezentacja i omówienie danych.

Consulting z zakresu sprawozdawczości zarządczej

Dostarczanie raportów do zarządu stanowi element złożonego systemu sprawozdawczości w zakresie FP&A. CFO Consulting specjalizuje się w projektowaniu i implementacji personalizowanych narzędzi dla firm, dzięki którym mogą one poprawić jakość zarządzania i wzmocnić swoją pozycję na rynku. Dowiedz się więcej o kompleksowych usługach CFO Consulting w zakresie systemów tworzenia raportów i sprawozdawczości zarządczej.