Budżetowanie w firmie

Sprawowanie kontroli nad finansami firmowymi stanowi jeden z najważniejszych elementów, jakie składają się na długofalowy sukces. Opracowanie, implementacja i późniejsza kontrola wykonania budżetu to projekt rozciągający się na wszystkie dni w roku. Definiowanie finansowych celów sprawia, że kadra zarządzająca może dokonywać precyzyjnej analizy sposobu wydatkowania środków i wprowadzać niezbędne poprawki.
Istnieje wiele rozwiązań w zakresie budżetowania. Poszczególne podmioty gospodarcze muszą dostosować narzędzia do specyfiki swojej działalności. Należy jednak trzymać się zasady kompletności i szczegółowości, aby uniknąć wyciągania niewłaściwych wniosków. Warto postrzegać cały projekt jako integralny składnik dbałości o rozwój firmy i zapewnić mu odpowiednie okienko czasowe.
Przedstawiamy funkcje, korzyści i etapy procesu opracowania budżetu, które składają się na całościowy obraz planu finansowego.

Funkcje budżetowania

Zakres ról profesjonalnie przygotowanego budżetu obejmuje wszystkie sfery działalności przedsiębiorstwa. Funkcje rzetelnego planu pozyskiwania kapitału i wydatkowania zysków dotyczą wielu kwestii organizacyjnych, podatkowych czy kierowniczych. Oto najważniejsze typy zadań, jakie realizuje poprawnie wypracowany budżet:

funkcja kontrolna,
funkcja informacyjna,
funkcja koordynacyjna,
funkcja motywacyjna.

Aspekt kontrolny skupia się na zapewnieniu pełnego wglądu w sposób realizacji założeń finansowych i natychmiastowej identyfikacji ewentualnych odchyleń od normy. Budżet firmowy stanowi punkt odniesienia dla różnych działów w firmie i daje konkretne narzędzia do weryfikacji jakości ich pracy. Funkcja kontrolna gwarantuje ponadto redukcję zbędnych wydatków. Wszystkie koszty ponoszone w ciągu roku rozliczeniowego zyskują odzwierciedlenie w budżecie, narzucając tym samym dyscyplinę finansową dla decydentów.
Z perspektywy funkcji informacyjnej, kluczem do skutecznego zarządzania firmą staje się dostarczenie menedżerom precyzyjnych danych o stopniu realizacji pierwotnych założeń. Kierownicy działu i dyrektorzy muszą mieć natychmiastowy wgląd we wszystkie parametry biznesowe. Opracowanie budżetu przypomina mapę drogową dla przedsiębiorcy i daje nieograniczone opcje weryfikacji kierunku działań. Dane analityczne przekazywane są osobom odpowiedzialnym za podejmowanie decyzji strategicznych.
Istota funkcji koordynacyjnej zamyka się w usprawnieniu współpracy między poszczególnymi działami. Budżet dzieli się na kilka faz i przyjmuje różne horyzonty czasowe. Cele krótkoterminowe prowadzą do realizacji większych projektów. Zarządzanie planami budżetowymi owocuje zacieśnieniem kooperacji wewnętrznej i podążaniem pracowników we wspólnym kierunku.
Nie należy pomijać aspektu psychologicznego, jaki również ma fundamentalne znaczenie dla sukcesu wybranego przedsięwzięcia. Dlatego funkcja motywacyjna planów budżetowych figuruje niemal w każdym opracowaniu biznesowym. Partycypacja na wszystkich szczeblach zawodowych skutkuje rozpowszechnieniem koncepcji wspólnej odpowiedzialności za sukces i buduje silne morale w kadrze.

Etapy tworzenia budżetu

Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu biznesu posłużyło do wypracowania określonych standardów tworzenia budżetu. Wszystkie etapy dążą do jednego celu – zachowania maksymalnej przejrzystości i dokładności. Skoordynowane działania mają znacznie większe szanse powodzenia w konkurencyjnej gospodarce. Wspieranie kadry zarządzającej w ramach czynności kontrolnych pozwala oczekiwać, że najważniejsze osoby w firmie będą podejmować decyzje skuteczne i osadzone na faktach.

Etap I – opracowanie budżetu

Punktem wyjścia staje się opracowanie projektu budżetu z podziałem na budżet operacyjny i finansowy. To właśnie w tej części prac firma koncentruje swoje wysiłki na doprecyzowaniu celów biznesowych i działań, jakie są konieczne do ich osiągnięcia. Niezwykle ważną kwestią pozostaje nakreślenie rzeczywistych warunków ograniczających możliwości wydatkowania środków.
Należy urealnić plany sprzedażowe i zachować margines bezpieczeństwa na wypadek mniejszej wydajności działu handlowego. Budżet ogólny stanowi podstawę do wypracowania kilku wersji cząstkowego. Prowadzona analiza równoległych scenariuszy dostarcza kierownictwu jasnych ścieżek rozwoju i wspiera efektywność podejmowanych decyzji.
Czynności na etapie opracowania:

Przygotowanie programu działania,
Określanie celów przedsiębiorstwa,
Określanie krytycznych czynników ograniczających,
Sporządzenie budżetu sprzedaży jako podstawy do tworzenia innych cząstkowych,
Sporządzanie budżetów cząstkowych w różnych wariantach i wybór optymalnego,
Negocjacje z dyrektorami określonych obszarów i ich zatwierdzenie,
Analiza scenariuszy.

Etap II – wdrożenie budżetu

Implementacja zatwierdzonych założeń jest procesem ciągłym. Etap wdrożeniowy musi pozostawać zgodny z harmonogramem ustalonym na etapie projektowania. Za wdrożenie odpowiadają poszczególne działy, do których przypisano konkretne rodzaje wydatków.
Konwersja postanowień budżetowych na faktyczne działania wymaga doskonałej koordynacji prac zespołu. Trzymanie się wyznaczonych ram czasowych pomaga w utrzymaniu dyscypliny i wdrażaniu czynności korygujących w trybie natychmiastowym, jeśli tylko zajdzie taka potrzeba.
Wdrożenie budżetu:

Przełożenie budżetów na działania – realizacja budżetu i koordynacja działań

Etap III – Kontrola wykonania budżetu

Czynności kontrolne dotyczą przede wszystkim stałego monitorowania stopnia realizacji projektu. Kontrola budżetu pozwala na błyskawiczną identyfikację możliwych odchyleń i ustalenie przyczyn niekorzystnego stanu rzeczy. Takie podejście stanowi fundament pod opracowanie działań korygujących, dzięki którym funkcjonowanie przedsiębiorstwa wróci na właściwe tory.
Kontrola wykonania budżetu:

Kontrola wykonania budżetu,
Ustalenie odchyleń i ich przyczyn,
Podjęcie działań korygujących.

Fachowe wsparcie przy budżetowaniu

CFO Consulting świadczy usługi w zakresie tworzenia budżetu, controllingu i prognozowania. Kompleksowe modelowanie finansowe pozwala uniknąć błędnych decyzji i zapewnić wiarygodne, osadzone na faktach scenariusze rozwojowe. Sprawdź ofertę CFO Consulting i wprowadź budżetowanie w firmie na nowy poziom efektywności.