Rentowność każdego biznesu jest wypadkową wielu czynników, a jednym z tych najważniejszych jest bez wątpienia rozsądna struktura firmowych wydatków. Jeśli zastanawiasz się, jak obniżyć koszty w firmie, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie. Dowiesz się z niego, jak przeprowadzić optymalizację nakładów w przedsiębiorstwie, jakich obszarów może dotyczyć redukcja, dlaczego warto optymalizować koszty i jaką strategię przyjąć. Sprawdź, co w tych istotnych kwestiach mają do powiedzenia eksperci.
Czym jest optymalizacja kosztów w firmie?
Zanim przejdziemy do porad dotyczących tego, jak mądrze obniżyć, a więc dokonać redukcji stałych oraz dodatkowych nakładów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, warto odpowiedzieć sobie na kluczowe pytanie. Czym jest optymalizacja kosztów w firmie? To nic innego jak proces, mający na celu poprawę kondycji finansowej biznesu poprzez ograniczenie wydatków na jego funkcjonowanie, przy jednoczesnym utrzymaniu zakładanych wskaźników rozwoju. Warto pamiętać, że nawet przedsiębiorstwo osiągające bardzo wysokie przychody, może w pewnym momencie znaleźć się na skraju rentowności, jeśli struktura jego wydatków będzie nienaturalnie rozbudowana. Odpowiedzialne podejście do kwestii związanych z redukcją kosztów operacyjnych może więc uchronić Twoją firmę przed bankructwem, w istotnym stopniu decydując o jej rynkowym sukcesie.
Koszty w przedsiębiorstwie – dlaczego warto je optymalizować?
Podstawowym celem, dla którego warto obniżyć nakłady na prowadzenie działalności gospodarczej, jest trwałe ograniczenie wydatków na jej funkcjonowanie na rynku. Wraz ze zmniejszeniem obciążeń, spada ryzyko, wzrastają natomiast możliwości rozwoju Twojego biznesu. Oczywiście, koszty w przedsiębiorstwie stanowią niezbędną część struktury rachunkowej, dlatego niezmiernie ważne jest to, by ich redukcji nie przeprowadzać bez oparcia się o szczegółowe analizy i twarde dane. W przeciwnym razie optymalizacja nakładów może przynieść więcej szkód niż korzyści.
Rozsądne optymalizowanie nakładów w firmie ma jeszcze jedną istotną zaletę – pozwala przedsiębiorstwom budować tzw. poduszkę finansową na trudniejszy czas. Spowolnienie gospodarcze, załamanie łańcuchów dostaw czy niekorzystne dla wielu biznesów zmiany w przepisach podatkowych – polscy przedsiębiorcy w ostatnich latach znajdowali się w samym centrum każdego z tych zdarzeń. Redukcja kosztów sprawia, że firma wolniej „przepala” swoje zasoby finansowe, co pozwala jej dłużej utrzymywać płynność w czasach dekoniunktury.
Jak obniżyć koszty w firmie bez szkody dla biznesu?
Pamiętaj, że optymalizacja nakładów nigdy nie może odbywać się kosztem spadku jakości świadczonych usług, oferowanych produktów, redukcji sprzedaży czy zmniejszonego stopnia zadowolenia personelu. Jeśli chcesz obniżyć koszty w firmie i zastanawiasz się, jak zrobić to rozsądnie, przygotuj rzetelną analizę finansową, która pozwoli Ci zrozumieć aktualną sytuację przedsiębiorstwa. Dzięki temu zyskasz cenną wiedzę na temat obszarów, w których optymalizacja nakładów pozwoli zatrzymać firmie cenne aktywa, nie stanowiąc hamulca dla rozwoju Twojego biznesu.
Raport o kondycji firmy powinien zawierać dane o takich czynnikach jak m.in.:
- ogólna struktura kosztów w firmie,
- analiza stawek oraz warunków współpracy z dostawcami,
- obszary, w których środki są marnotrawione,
- aktualne stany zapasów magazynowych,
- poziomy marży handlowych pierwszego oraz kolejnych stopni,
a także informować Cię o szeregu innych kwestii i obszarów, które powiązane są z firmową strukturą wydatków.
Redukcja kosztów – popularne strategie optymalizacji
W celu utrzymania kontroli nad wydatkami na działalność możesz podjąć szereg działań, pozwalających obniżyć strukturę nakładów w firmie. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że optymalizacja kosztów w każdym przedsiębiorstwie może przebiegać inaczej, w zależności od jego wielkości, formy organizacyjnej, branży czy skali działania. Redukcja obciążeń może dotyczyć m.in. takich obszarów jak m.in.:
- automatyzowanie wielu działań, pozwalające obniżyć koszty zatrudnienia w firmie,
- wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów,
- redukcję zbędnych stanowisk w poszczególnych działach,
- wdrożenie dobrych praktyk w zakresie oszczędności materiałów czy energii elektrycznej,
- optymalizacja w zakresie zarządzania łańcuchami dostaw,
- wykorzystanie dostępnych technologii dla poprawy wydajności oraz skrócenia czasu realizacji usług,
- efektywniejsze zarządzanie stanem zapasów magazynowych,
- a także wiele innych procesów, których efektem będzie kontrolowana redukcja kosztów w firmie, bez ryzyka utraty przez nią płynności lub zaburzenia modelu funkcjonowania.
Niższe koszty w przedsiębiorstwie – trochę statystyk
Najnowsze badania dowidzą, że optymalizacja nakładów w firmach przynosi pozytywne rezultaty. Aż 60% przedsiębiorców, po wdrożeniu działań oszczędnościowych ma o 10-30% niższe koszty w firmie. Sama automatyzacja procesów pozwala na redukcję nakładów o średnio 20%, a oszczędności na poziomie ok. 15% zapewnia przedsiębiorcom outsourcing. W tej ostatniej kwestii szczególnie polecamy skorzystanie z usług zewnętrznego dyrektora finansowego, który pomoże w dokładnej analizie struktury firmowych wydatków i zapewni cenne wsparcie w procesie optymalizacji kosztów przedsiębiorstwa.
