Dashboard BI jako narzędzie kontroli rentowności i cash flow w firmie z sektora MSP

O kliencie

Firma usługowo-handlowa z sektora MSP

  • 45 pracowników

  • 28 mln zł rocznego obrotu

  • Sprzedaż projektowa + stałe kontrakty

  • Dane rozproszone w Excelach i systemie księgowym

Zarząd firmy podejmował decyzje w oparciu o:

  • raporty księgowe dostępne z opóźnieniem 2–3 tygodni,
  • kilkanaście arkuszy Excel prowadzonych przez różne działy,
  • ręcznie przygotowywane zestawienia sprzedaży i kosztów,
  • brak spójnych danych o marży projektowej.

Największe wyzwania:

  • Brak bieżącej informacji o rentowności projektów
  • Brak kontroli nad kosztami stałymi vs. Zmiennymi
  • Trudności w prognozowaniu cash flow
  • 2–3 dni pracy miesięcznie na samo przygotowanie raportów
  • Różne wersje „prawdy” w zależności od źródła danych

Zarząd wiedział, że firma rośnie — ale nie miał pełnej kontroli nad tym, na czym realnie zarabia.

Cel projektu

Wdrożenie przejrzystego dashboardu BI, który:

Integruje dane z księgowości, CRM i Excela

Pokazuje rentowność w czasie rzeczywistym

Automatyzuje raportowanie

Umożliwia szybkie podejmowanie decyzji

Zakres wdrożenia

1

Integracja danych

Połączenie:

  •  systemu księgowego,
  •  danych sprzedażowych,
  •  ewidencji kosztów projektowych,
  • budżetu rocznego.
2

Uporządkowanie modelu finansowego

  • standaryzacja kategorii kosztowych,
  • wyodrębnienie centrów zysku,
  • przypisanie kosztów do projektów,
  • wdrożenie jednolitej definicji marży.
3

Dashboard zarządczy (Power BI)

Powstały 4 kluczowe moduły:

  • Rentowność projektów
    Marża brutto i operacyjna per projekt, klient, handlowiec
  • Analiza kosztów
    Koszty stałe vs. zmienne, trendy miesięczne
  • Cash Flow i należności
    Przepływy operacyjne, przeterminowane płatności
  • Prognoza wyniku rocznego
    Porównanie budżet vs. wykonanie + forecast
1

Integracja danych

Połączenie:

  •  systemu księgowego,
  •  danych sprzedażowych,
  •  ewidencji kosztów projektowych,
  • budżetu rocznego.
2

Uporządkowanie modelu finansowego

  • standaryzacja kategorii kosztowych,
  • wyodrębnienie centrów zysku,
  • przypisanie kosztów do projektów,
  • wdrożenie jednolitej definicji marży.
3

Dashboard zarządczy (Power BI)

Powstały 4 kluczowe moduły:

  • Rentowność projektów
    Marża brutto i operacyjna per projekt, klient, handlowiec
  • Analiza kosztów
    Koszty stałe vs. zmienne, trendy miesięczne
  • Cash Flow i należności
    Przepływy operacyjne, przeterminowane płatności
  • Prognoza wyniku rocznego
    Porównanie budżet vs. wykonanie + forecast

Efekty wdrożenia (po 3 miesiącach)

  • 1

    Skrócenie raportowania z 3 dni do 15 minut miesięcznie
    Raport generowany automatycznie — bez ręcznego scalania danych.

  • 2

    Wzrost marży operacyjnej o 4,2 p.p.
    Identyfikacja nierentownych projektów i korekta cennika.

  • 3

    Spadek przeterminowanych należności o 32%
    Dashboard monitorujący należności uruchomił systematyczną kontrolę.

  • 4

    Lepsze decyzje cenowe
    Handlowcy otrzymali dostęp do minimalnej marży projektowej przed ofertowaniem.

  • 5

    Transparentność finansowa
    Jedno źródło prawdy — koniec dyskusji „czyje dane są poprawne”.

Co zmieniło się w praktyce?

Przed wdrożeniem:

  • decyzje intuicyjne,
  • analiza historyczna,
  • reakcja po fakcie.

Po wdrożeniu:

  • decyzje oparte na danych,
  • analiza bieżąca,
  • możliwość reakcji w trakcie miesiąca.

Zarząd po raz pierwszy widział:

  • realną marżę per klient,
  • rentowność działów,
  • Your Content Goes Here
  • koszt utrzymania administracji,
  • prognozę wyniku przed zakończeniem miesiąca.

Zwrot z inwestycji (ROI)

Koszt wdrożenia zwrócił się w ciągu 6 miesięcy dzięki:

  • poprawie marży,
  • eliminacji nierentownych projektów,
  • lepszemu zarządzaniu cenami,
  • oszczędności czasu zespołu finansowego.